
在室内团建场地租赁流程中,签订合同是关键环节,需确保双方权益明确、条款合法合规。以下是签订合同时需注意的核心步骤和要点,结合相关法律规范和合同范本整理而成:
一、合同签订前的准备工作
1. 确认场地产权及合法性
要求出租方提供场地的合法产权证明,如《房屋所有权证》《土地使用权证》或《房屋租赁许可证》等。若场地为集体土地或转租,需额外提供乡/镇或产权人出具的同意使用证明。
核对场地用途是否符合团建需求,确保合同中明确标注“用于公司团建活动”,避免因用途不符导致法律纠纷。
2. 实地考察与设施确认
检查场地设施(如音响、灯光、空调、消防设备等)是否齐全且符合安全标准,并在合同中列明设施清单及维护责任。
明确公共区域(如卫生间、通道)的使用权限和管理责任。
二、合同核心条款的拟定
1. 标的物与租赁期限
场地描述:详细列明地址、面积、楼层、平面图(可作附件),避免模糊表述。
租赁期限:明确起止日期及是否包含布场/撤场时间。例如,可约定“提前一日进场布置,活动结束后两小时内完成撤场”。
2. 费用与支付方式
租金:按面积或整场计价,明确是否含税、是否包含物业管理费、水电费等。例如,“租金按¥XX元/平方米/天计算,包含基础水电费,超出部分按实际用量结算”。
押金:约定押金金额(通常为1-2个月租金)及退还条件,如无设施损坏则全额退还。
支付时间:分期支付时需注明各期款项的截止日期,如“合同签订后支付50%,活动前一周结清余款”。
3. 双方权利义务
甲方(出租方)责任:确保场地符合安全标准,提供活动所需的基础设施(如电力、安保),不得在租赁期内重复出租。
乙方(承租方)责任:遵守场地管理规范,不得擅自改动设施结构,活动结束后恢复场地原状。
4. 违约责任与争议解决
明确违约金比例(如总租金的20%)及触发条件(如逾期支付租金、场地未按时交付等)。
争议解决方式通常约定为“协商不成时向合同履行地法院提起诉讼”。
5. 特殊条款
不可抗力:如疫情、自然灾害导致活动取消,约定费用退还或延期方案。
优先续租权:若后续需长期合作,可约定“租赁期满前乙方享有同等条件下的优先续租权”。
三、签订流程与法律备案
1. 材料审核与签署
双方提供营业执照、法定代表人身份证明等文件,并加盖公章。
合同需由双方法定代表人或授权代理人签字,并注明签署日期。
2. 备案与存档
部分地区要求租赁合同需向房管部门备案,获取备案编码以增强法律效力。
合同一式多份,双方各执一份,必要时交第三方(如物业)留存。
四、风险规避建议
1. 附加补充协议:针对团建活动的特殊性(如设备租赁、餐饮服务),可单独约定服务内容和责任划分。
2. 保险条款:要求承租方购买活动责任险,覆盖人身伤害或财产损失风险。
3. 明确退出机制:提前解除合同时需约定通知期限(如提前30天书面通知)及违约金比例。
通过以上步骤,可系统化规避法律风险,确保合同条款清晰、执行顺畅。建议参考专业合同范本(如网页1、18提供的模板)并根据实际需求调整,必要时咨询法律人士审核。
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