根据相关合同管理规范及法律要求，北京公司在活动结束后处理活动相关合同需遵循以下流程和注意事项，并需结合具体合同条款执行：
一、财务结算与支付
1. 支付尾款
根据合同约定，甲方（活动主办方）需在活动结束后核对服务内容完成情况，确认无误后支付剩余款项。例如，合同中常见条款为“活动结束后15日内支付剩余款项”。
乙方（服务方）需提供合法完税发票，作为付款凭证。
2. 违约金处理
若合同履行过程中出现违约行为（如逾期付款或服务未达标），需按合同约定支付违约金。例如，逾期付款可能需按每日0.15%的利率计算违约金。
二、合同验收与确认
1. 活动成果验收
活动结束后，双方需根据合同条款对活动效果、设备布置、服务内容等进行验收，并签署书面确认文件。
验收内容包括：设备拆除情况、场地恢复、活动资料（如视频、照片）移交等。
2. 争议解决
若出现争议，双方应优先协商解决；协商不成可向合同履行地法院提起诉讼。
三、合同归档管理
1. 物理与电子档案分类
纸质合同：包括合同原件、补充协议、验收报告、付款凭证等，需按时间或项目分类存档，并加盖骑缝章或逐页签章。
电子档案：扫描合同原件并存档至云端或专用管理系统，确保可随时调取。
2. 档案管理要点
分类标准：按合同类型（如场地租赁、设备服务、宣传推广）分类。
保存期限：一般建议保存至合同终止后至少10年，涉及法律纠纷的需长期保存。
四、法律合规与风险防范
1. 法律审查
确保合同履行无遗留法律问题，如税务注销、知识产权归属等。例如，需核查服务方是否完成税务注销义务。
涉及场地租赁的合同需确认场地恢复原状的义务是否履行。
2. 清算与注销（特殊情况下适用）
若公司因活动业务终止需注销，需按《公司法》完成清算程序，处理待履行合同，例如通过清算组决定是否继续履行或解除合同。
五、其他注意事项
1. 保密义务
合同中可能约定活动资料的保密责任，需确保相关资料（如、策划方案）不外泄。
2. 定期维护与更新
使用合同管理软件（如法大大、钉钉）定期更新合同状态，避免遗漏关键节点。
引用依据
合同履行与支付：网页1、26
归档管理：网页28、40、43
法律合规：网页56、55
如需具体合同模板或法律咨询，可参考北京市工商局提供的范本或联系专业服务机构（如泰尔企业管理公司）。
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