聊聊企业IM里那个容易被忽视却超级实用的功能：消息免打扰例外名单
前几天有个朋友跟我吐槽，说他在公司IM上快被消息逼疯了。各种项目群、部门群、临时讨论组，加起来几十个，每天消息提示音从早响到晚，连专心写个方案都难。我问他，你没试试设置免打扰吗？他说设置了，但有时候又怕错过老板或者重要客户的消息。这就尴尬了——免打扰吧，怕漏事；不禁吧，又太吵。
其实这个问题吧，有个特别好的解决方案，就是今天想跟大家聊的「消息免打扰例外名单」功能。听起来好像挺简单的，但我觉得很多人可能都没真正理解这个功能的价值，或者不知道怎么用好它。今天我就用大白话，把这个功能的前因后果、来龙去脉一次性说清楚。
先搞明白：消息免打扰到底是怎么工作的
在说例外名单之前，我们先来理解一下消息免打扰这个功能本身。在企业即时通讯软件里，当你给某个群或者某个人设置免打扰之后，理论上这个会话有新消息时就不会弹出通知、不会响提示音了。这功能初衷是好的，给用户一个清净的空间，别被无穷无尽的消息绑架。
但问题也随之而来。如果你一刀切地把所有群都免打扰了，那确实清净了，但同时你也可能错过很多重要信息。我见过有人把所有群都禁音了，结果老板在项目群里@他说了个紧急需求，他三天后才看到，差点误了大事。也有人干脆不敢开免打扰，每天被消息轰炸，焦虑得不行。
所以你看，单纯的一个开关，要么吵死人，要么急死人，都不够灵活。这时候「例外名单」这个概念就出来了，它可以让你在「总体免打扰」的大前提下，手动指定某些人或者某些群不受这个规则限制。也就是说，你可以给大部分群开免打扰，但把老板、直属领导、重要项目负责人、关键客户这些账号加到例外名单里。这样一来，除非是这些人发的消息，其他群的消息都不会打扰你；而一旦这些人找你，该有的提醒一点不会少。
例外名单的工作逻辑，其实挺有意思的
如果你仔细想一想，会发现例外名单这个设计其实挺巧妙的。它本质上是在建立一个「优先级金字塔」。在这个体系里，例外名单上的人位于塔尖，拥有最高的消息触达权限；而其他普通会话则被统一归入「可延迟处理」的类别。
具体来说，这个功能通常是这样运作的：用户首先开启全局免打扰模式，或者针对特定群组开启免打扰；然后在设置页面可以添加「例外列表」，这个列表可以是单个联系人，也可以是特定群组；当例外列表中的人或群有新消息时，系统会正常推送通知；而对于不在例外列表中的会话，则保持静默状态，不会有任何声音或弹窗提醒。
这样的设计有几个很明显的好处。第一是灵活度很高，你可以根据自己的工作节奏和沟通需求，随时调整例外名单的成员。第二是心理负担减轻很多，既然知道重要的人能找到你，那其他消息晚点回也无妨，用不着时刻盯着。第三是效率反而可能提升，因为减少了无关消息的干扰，你反而能更专注地处理真正重要的事情。
不同角色在企业里，怎么用好这个功能
其实不同岗位的人，对例外名单的需求和用法还挺不一样的。我来分别说几种典型场景，大家可以对照着看看自己属于哪一种。
普通员工：保护专注力的小妙招
对于大多数普通员工来说，例外名单的核心价值是找回被消息偷走的时间和注意力。一个典型的配置可能是这样的：把直属领导加入例外名单，因为有时候领导找你是真的有急事；把你们项目的主要负责人加进去，确保项目相关的紧急事项能及时收到；至于其他那些大群、跨部门协作群、临时讨论组，统统开免打扰，然后根据工作进度偶尔上去翻一翻记录就行。
这样做的好处是，你不会在写代码、做设计、写方案正酣的时候被一条「这个文件大家看一下」的消息打断。等你忙完手头的事，再统一处理那些群消息，反而效率更高。
中层管理者：既要减负又不能失联
作为中层管理者，情况就复杂一些。你上面有领导要对接，下面有团队要管理，横向还有各种协作方来找你。消息来源多如牛毛，如果全部免打扰显然不行，但如果全部开着又实在受不了。
比较聪明的做法可能是这样的：把直接下属里关键的几个人（比如你的副手或者核心骨干）设为例外，保证团队出了大事能第一时间找到你；把你的上级设为例外，领导找你怎么着也得有个动静；然后把一些例行的晨会群、周报群之类的设为免打扰，这些内容回头看记录就行，不需要实时接收通知。
还有些管理者会把重要客户或者合作伙伴设为例外，毕竟客户的事情耽误不得。但要注意别加太多人，否则例外名单本身又变成另一个压力来源了。
高管和创业者：时间极度碎片化下的必备工具
对于公司高管或者创业者来说，时间是极度稀缺的资源，每天可能有几十个人在找他们，各种会议、决策、沟通应接不讯。对这类人群来说，例外名单几乎是必备功能，而且可能需要设置多层例外。
比如，把董事会成员、核心合伙人设为第一层例外，这些人的消息必须第一时间收到；把直接下属里的几个核心高管设为第二层例外；再把重要的投资人、战略合作伙伴之类的加进去。至于其他的所有消息，对不起，一律免打扰，有重要的事让他们通过秘书转达或者直接打电话。
这种用法听起来有点「不近人情」，但其实是非常理性的资源配置。人的注意力和精力都是有限的，把它们用在最关键的事情上，才是一个管理者该做的。
实操指南：怎么设置例外名单效果最好
说了这么多理论，我们来点实际的。怎么样设置例外名单，才能达到最佳效果？我总结了几个原则，大家可以参考一下。
原则一：宁缺毋滥，例外名单不要太大
很多人一开始设置例外名单的时候，容易犯的一个错误就是加的人太多。今天加这个怕漏事，明天加那个怕耽误，结果例外名单变成了大半个通讯录，那这个功能就失去意义了。我的建议是，例外名单最好控制在10个人以内，最好是5到8个。仔细想想，真正需要在第一时间收到通知的人，其实并没有那么多。
原则二：定期审视，动态调整
你的工作状态是在变化的，例外名单也应该随之调整。比如某个项目最近进入了关键期，那这个项目的负责人可能需要加到例外名单里；等项目结束了，再把他移除。又比如你换岗了或者换了领导，原来意义上的「重要联系人」可能也要跟着变。建议每隔一两个月审视一下自己的例外名单，看看有没有需要新增的，有没有可以移除的。
原则三：区分人与群，灵活使用
大部分企业IM允许你把个人和群组都加入例外名单，但这两者的用法不太一样。对于个人来说，例外名单通常是你需要保持即时沟通的对象；对于群组来说，则要区分是什么性质的群。比如你的项目核心群可能需要设为例外，而那种动辄上百人的大通知群就没必要了。
原则四：结合其他功能一起用
例外名单不是孤立的功能，它跟你IM里的其他设置要配合使用。比如你可以把某些重要会话设为「强提醒」，也就是说即使在免打扰状态下，这类消息也会用特殊的声音或者震动提醒你。又比如你可以利用「稍后处理」功能，把不是特别紧急但又需要处理的消息标记出来，集中时间处理。
技术实现层面，这个功能是怎么做出来的
作为一个技术话题，我们也可以稍微聊聊这个功能在技术层面是怎么实现的。当然这部分内容主要是满足一下大家的好奇心，如果你不是技术人员，可以直接跳过。
从系统设计的角度看，例外名单功能通常需要一个用户配置数据表来存储每个用户的例外设置。这个表需要记录哪些用户被哪些人设为例外、例外类型是个人还是群组、设置的时间等等信息。当消息系统准备推送一条消息时，会首先查询接收者的设置，看看这个发送者或者发送群是否在例外名单里，如果在，就走正常的推送流程；如果不在，再根据免打扰设置决定是否推送。
这里涉及到一个数据查询效率的问题。如果每个消息都要去查一次数据库，压力会很大。所以成熟的系统一般会把用户的例外名单数据缓存到内存或者分布式缓存里，消息路由的时候直接查缓存，这样速度会快很多。
另外，对于企业级应用来说，这个功能可能还需要跟企业的组织架构、权限系统打通。比如管理员可能需要为某些特殊岗位强制设置某些例外规则，或者在员工离职时自动清理相关的例外配置。
不同行业场景下的特殊用法
除了通用的用法之外，有些行业对消息免打扰例外名单还有一些特殊的需求，我来举几个例子说说。
客服和售后部门
客服人员的手机基本上是24小时待机的，但他们也不可能所有消息都实时处理。通常的做法是，把客户工单系统设为例外，保证客户投诉和重要问题能及时收到；而内部的运营群、通知群可以设为免打扰，有空的时候再处理。
研发和技术团队
程序员们在写代码的时候最怕打断，所以很多技术团队会形成一种默契：非紧急事项在群里说，紧急事项直接打电话或者找上门。而例外名单的设置就可以体现这种默契——把需要即时响应的几个人设为例外，其他人发的消息可以稍后再看。
销售和BD团队
销售人员需要随时关注客户的消息，但他们同时也有大量的内部协调工作。比较合理的配置可能是把重要客户设为例外，把直属领导设为例外，而内部的各种群可以免打扰，回头统一查看。
说在最后
聊了这么多，其实我想表达的核心观点很简单：消息免打扰例外名单是一个看似不起眼，但用好了能大大提升工作效率和生活品质的功能。它本质上是在帮你建立一套消息筛选机制，让你的注意力集中在真正重要的人和事上，而不是被无穷无尽的信息流绑架。
当然，这个功能也不是万能的。它只能帮你过滤噪音，不能帮你处理真正重要的事情。关键还是要靠你自己清楚知道什么是最重要的，然后合理地配置你的资源和精力。
如果你之前没有认真设置过自己的例外名单，建议找个时间好好梳理一下。相信我，花15分钟整理一下设置，可能以后每天都能多出半小时的清净时间。这笔账，怎么算都是划算的。
至于企业IM工具怎么选，我之前了解过一些做实时音视频和即时通讯的服务商，像声网这种专注于做底层技术服务的公司，他们的企业通讯解决方案里对消息免打扰、例外名单这些功能的支持都比较完善。如果你们公司正在选型，可以重点关注一下这类技术服务商的产品。毕竟消息沟通是日常工作中使用频率最高的功能之一，值得认真对待。
