聊聊 HR 合规咨询：招聘、用工、离职，怎么才能不踩坑？
说实话，每次和做企业的朋友聊天，尤其是聊到用人这事儿，大家眉头都皱得能夹死苍蝇。以前觉得招人干活，给钱办事，天经地义，哪来那么多讲究。但这两年风向彻底变了，劳动仲裁的案件量蹭蹭往上涨，员工的法律意识也觉醒了。一个不小心，公司轻则赔钱道歉，重则口碑崩盘，甚至引来行政处罚。所以，HR合规咨询这事儿，真不是大公司才需要的“花架子”，而是每个想安稳做生意的老板和HR的“保命符”。
咱们今天不整那些虚头巴脑的理论，就直接上干货，拆解一下从招聘到离职，这三个最容易出幺蛾子的环节，到底该怎么避雷。我会尽量用大白话，像是咱们坐下来喝杯茶慢慢聊那样，把这事儿捋清楚。
第一阶段：招聘——别在起跑线上就犯规
招聘是企业用人的源头，也是风险埋下的第一颗种子。很多公司觉得，发个招聘启事，面试一下，发个Offer就完事了。恰恰相反，这里面的坑多着呢。
招聘启事里的“隐形地雷”
最常见也最让人容易忽视的，就是招聘文案。有些HR为了招人，写得五花八门，比如“限男性”、“35岁以下”、“不招某某省份的人”，或者更隐晦一点的“要求身高170cm以上，形象气质佳”。
这些字眼，在法律上叫“就业歧视”，是明令禁止的。《就业促进法》和《妇女权益保障法》不是摆设。你可能觉得我只是想找个力气大点的，或者觉得某个地方的人不好管，这些心里的小算盘一旦落到纸面上，就成了违法的证据。
有一次我处理一个案子，一家公司因为招聘要求写了“限男性”，被一位女性求职者投诉了，最后劳动监察部门介入，不仅要求整改，还开了罚单。其实那个岗位女性完全可以胜任，但HR就是觉得“方便”，省事。你看，为了省这点事儿，惹了多大麻烦。
合规建议：
- 招聘启事写完，自己多看两遍，把所有关于性别、民族、地域、外貌、年龄的限制性词语全部删掉，一个不留。
- 实在有岗位的特殊要求，比如需要登高作业（法律规定不适合女性），要写清楚是基于岗位本身客观、合理的需要，并且要引用法律法规，措辞严谨一点，不能一刀切。
面试环节的“夺命连环问”
面试是双向选择，但不代表HR什么都能问。很多HR习惯性地会问：“你结婚了吗？”“有对象吗？”“打算什么时候要孩子？”“准备在我们这干几年啊？”
这些看似关心员工个人生活的问题，其实背后都指向一个违法风险：侵犯个人隐私和就业歧视。尤其是针对女性求职者的婚育状况，这是绝对的红线。你问了，不管对方怎么回答，只要你基于这个回答作出了是否录用的决定，就留下了把柄。万一没录用，对方反手一个投诉，说你因为她可能怀孕而歧视她，公司很难自证清白。
还有，千万不要搞任何形式的“乙肝歧视”。法律规定，除了一些特殊的行业（比如餐饮、幼师等），不得强制检查乙肝项目，更不能以此为由拒绝录用。
合规建议：
- 面试要紧紧围绕岗位胜任力来问。比如问“你过往的项目经验是什么？”，“遇到过什么难题怎么解决的？”，“你对我们行业有什么看法？”。这些问题既专业又安全。
- 如果想知道求职者的稳定性，可以换个问法，比如：“你对我们公司未来的发展有什么期待？”或者“你对自己未来3-5年的职业规划是怎样的？”。通过对方的回答去侧面判断，而不是直接问婚育计划。
- 最好设计一套标准化的面试题库，所有面试官按题库提问，既能保证公平，又能避免有人“嘴比脑子快”，问出不该问的问题。
背景调查的边界
发了Offer不代表万事大吉，背景调查现在也越来越普遍。但背调也有讲究，不能超出必要的限度。
个人信息的收集和使用必须有“知情同意”。你不能偷偷摸摸去查人家的征信、银行流水，或者委托第三方机构把人家祖宗十八代都查一遍。一般来说，针对高管或者涉密岗位，做学历验证、前雇主工作履历核实、有无犯罪记录（需本人授权）是比较常见的。但对于普通岗位，一个小姑娘就是来应聘个行政，你把她从小到大的经历都翻一遍，这就涉嫌过度收集个人信息了。
合规建议：
- 背调前，必须让候选人签一份《背景调查授权书》，明确告知你要调查什么内容，委托给哪家机构。
- 调查内容要和岗位高度相关。高管背调可以深一点，普通员工核实基本学历和工作经历即可。
- 如果背调发现候选人有“污点”，比如学历造假，直接发书面通知取消录用，理由写清楚，保留证据。不要在电话里含糊其辞，更不要到处宣扬，否则可能侵犯名誉权。
第二阶段：用工——合规是日常，不是一阵风
人招进来了，真正的考验才开始。用工管理是企业与员工关系最复杂、最长久，也是最容易出问题的阶段。很多公司习惯用“人情”管理员工，但现代职场，“制度”和“流程”才是最长情的告白。
劳动合同：签得好，麻烦少一半
首先要明确一点：用工必须签书面劳动合同，而且必须在用工之日起一个月内签完。这是死规定，没有例外。不签合同，员工去仲裁，公司就得付双倍工资，最多赔11个月。这笔账谁都会算，非常不划算。
合同内容也不能马虎。市面上的模板合同很多，但不能随便下载一个就用。试用期、工作地点、岗位职责、薪酬标准、工作时间、合同期限，这些核心条款都得写明白。
这里特别说一下试用期。很多HR在这个问题上翻船。试用期不是一个独立的合同，它包含在劳动合同期限内。法律规定得很清楚：
- 劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不得超过1个月；
- 1年以上不满3年的，试用期不得超过2个月；
- 3年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过6个月。
而且，同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。员工转岗，不能再次设试用期。试用期工资也不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的80%，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。
合规建议：
- 把合同管理纳入HR工作的重中之重。建议使用当地人社局推荐的官方劳动合同范本，在此基础上根据公司情况进行微调。
- 建立合同台账，记录每个员工的合同期限、试用期起止日期，提前至少30天启动续签流程，避免出现忘记续签导致的满一年未签合同的“双倍工资”尴尬。
- 合同给员工的时候，一定要让对方签收，证明他拿到了合同原件。很多案子就是因为公司拿不出员工签收的证据而败诉。
规章制度：公司的“法律”，制定要民主，公示要到位
公司管理不能靠吼，得靠制度。你想开除一个严重违纪的员工，依据是什么？就是公司的规章制度。但这个制度不是老板一拍脑袋定出来就行的，它必须具备“合法性”。
《劳动合同法》第四条明确规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动纪律、劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
简单说，就是这个制度必须经过“民主程序”制定。很多小公司没工会，也没有职工代表大会怎么办？可以组织全体员工开会，把制度草案发下去，让大家讨论提意见，最后形成会议纪要，所有人都签字确认。这个签字的过程，就是民主程序的证据。
制度定好了，还得让每个人都知道。公示，是规章制度生效的另一个必要条件。你不能锁在HR的抽屉里，等出事了才拿出来。怎么证明公示了？方法有很多：
- 在公司的公告栏张贴，拍照留底；
- 作为劳动合同的附件，让员工签字确认；
- 把制度上传到公司内部OA系统或工作群，要求员工阅读后在线上确认；
- 组织专门的制度培训，签到表要保管好。
还有，规章制度的内容本身也不能违法。比如规定“员工请事假，一天扣三天工资”、“员工怀孕立即辞退”、“旷工一天扣全月工资”等等，这些都属于无效条款，即使公示了也没用，仲裁时不会被采纳。
合规建议：
- 花点时间，系统性地梳理一遍公司的规章制度，尤其是《员工手册》。确保内容合法，比如迟到早退如何处理，要有合理的限度，不能动辄就“重大违纪”。参考《劳动合同法》第三十九条关于公司可以单方解除合同的情形去设定。
- 保留好民主程序和公示的所有书面证据，按年份归档。这是应对劳动争议时最有力的盾牌。
工资发放与加班管理：最直接的劳动争议导火索
钱的事，都是大事。关于工资，有几个核心要点必须遵守。
- 足额、按时支付。不能随意克扣，不能拖欠。绩效工资的发放要有明确的计算依据，不能老板今天高兴多发点，明天不高兴就扣光。扣款项目必须有明确的制度规定，并且扣款后的余额不能低于最低工资标准。
- 加班必须付加班费。这是最容易引发群体性争议的地方。平时下班后加班，支付1.5倍工资；周末加班又不能调休的，支付2倍工资；法定节假日加班，支付3倍工资。有些公司搞“包薪制”，说工资里已经包含了加班费，这种说法在仲裁庭上基本站不住脚。除非你能证明这个“包薪”的标准算下来，完全满足国家关于加班费的规定，并且员工是认可的。
关于加班，还有一个常见的骚操作：强制/变相加班。比如规定“自愿”加班，但下班就开会，或者下班前给一堆活儿，不干完不让走。或者把996包装成“奋斗者文化”。这些都是违法的。加班需要公司和员工协商一致，不能强制。
合规建议：
- 建立规范的考勤制度和加班审批流程。所有加班必须事前申请、事中记录、事后确认。让员工自己提交加班申请，并写明加班事由和时长，主管审批。这套流程是证明公司安排了加班的关键证据。
- 工资条要清晰。在工资条上单独列明加班费一项，并要求员工每月签字确认。这样可以有效避免员工在离职后否认收到过加班费。
- 对于某些岗位，如果确实存在不固定、需要弹性工作的情况，可以申请实行“不定时工作制”或“综合计算工时工作制”，但这需要向当地劳动行政部门审批，不是公司自己说了算的。
特殊人群管理：女性“三期”与医疗期
保护“三期”（孕期、产期、哺乳期）女员工，是企业的法定义务，也是社会责任。但实际操作中，很多公司觉得这是个“大麻烦”，总想方设法刁难，比如以此为由调岗降薪、不予续签合同等。
记住一条铁律：“三期”内，公司不能依据第四十条（不胜任工作）、第四十一条（经济性裁员）解除劳动合同。合同到期了要自动顺延到“三期”结束。这是法律的强制性保护。
除了女员工，还有医疗期。员工生病或非因工负伤，有一个法定的医疗期，在这个期间内，公司不能解除劳动合同，还得支付病假工资。医疗期的长短根据员工在本单位的工作年限计算，从3个月到24个月不等。很多HR搞不清这个，员工刚生病一个月就想辞退，这肯定是违法的。
合规建议：
- 建立女员工信息档案，关注她们的“三期”时间，提前规划好岗位安排，尽量安排一些相对轻松、安全的工作，这也是在保护公司自己避免风险。
- 对于医疗期员工，要依法支付病假工资（可以低于最低工资标准，但不能低于80%），并保留好员工的请假条、医院证明等材料。医疗期满后，如果员工不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的，才可以在支付经济补偿金和医疗补助费后解除合同。这个程序非常复杂，建议咨询专业人士。
第三阶段：离职——好聚好散，避免“秋后算账”
员工离职是企业必然会面对的常态。处理得好，是“江湖再见，后会有期”；处理不好，就是一场腥风血雨的劳动仲裁。离职环节的风险，主要集中在“怎么走”和“给了多少钱”这两件事上。
解除劳动合同的几种“死法”
劳动合同的解除，无非三种情况：协商解除、员工单方解除、公司单方解除。每一种都有讲究。
1. 协商解除（最推荐）
这是成本最低、风险最小的方式。双方坐下来谈，谈拢了，签一个《协商解除劳动合同协议书》，写明解除日期、工资结算、经济补偿金（如果有）、工作交接、保密义务等，白纸黑字签字画押。这样一来，基本就杜绝了后续扯皮的可能。很多大公司裁员，首选就是协商，哪怕是多给一点钱，也比闹上仲裁强。
2. 员工单方解除（辞职）
员工辞职，只需要提前30天（试用期内提前3天）书面通知公司即可。这个“书面通知”很关键，最好是邮件（使用公司邮箱）或者纸质辞职信，并确保公司收到。30天一到，劳动关系自动解除，不以公司是否批准为转移。有些公司卡着不给开离职证明，这是违法的，员工可以去投诉。当然，如果员工是因为公司违法（比如拖欠工资、不交社保）而“被迫解除”，公司还需要支付经济补偿金。
3. 公司单方解除（最危险）
这是高风险区。公司单方解除，必须有法定的理由，并且程序要正义。主要分两类：
- 过失性解除（无补偿）：也就是员工严重违纪。包括：
- 在试用期间被证明不符合录用条件的；
- 严重违反用人单位的规章制度的；
- 严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；
- 劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；
- 因欺诈、胁迫等手段致使劳动合同无效的；
- 被依法追究刑事责任的。
注意，这里每一个词都对应着严格的证据要求。比如“严重违纪”，你必须证明：①员工确实做了这件事；②公司的规章制度里明确规定了这是严重违纪；③这个规章制度是经过民主程序且公示过的。三者缺一不可。 - 非过失性解除（有补偿）：员工没犯大错，但因为客观原因没法继续用工了。包括：
- 员工患病或非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；
- 员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
- 劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经协商未能就变更合同内容达成协议的。
这三种情况，公司需要额外支付一个月工资（代通知金）或者提前30天书面通知，并且都要支付经济补偿金。而且，程序上还要通知工会。
合规建议：
- 对于严重违纪的员工，处理要果断，但取证要扎实。谈话要做笔录，犯错要有书面检讨或情况说明，目击证人要保留证言。形成一个完整的证据链。
- 对于不胜任工作的员工，不能直接开除。标准的流程是：证明不胜任 -> 要求改进/培训 -> 再次考核 -> 仍不胜任 -> 协商解除或支付补偿金解除。这个过程要留下书面记录。
- 解除通知一定要送达给员工本人，并保留送达的证据，比如快递的签收记录、员工签收的回执等。微信、短信通知在司法实践中效力复杂，最好配合书面文件。
经济补偿金（N）和赔偿金（2N）的算盘
离职谈钱，是必然环节。搞清楚什么时候给钱，给多少钱，非常重要。
- 经济补偿金（N）：俗称“分手费”。在协商解除、非过失性解除、经济性裁员、员工因公司违法而被迫解除等情况下，公司需要支付。计算标准是：每满一年支付一个月工资；六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，支付半个月工资。
这里的“月工资”是指员工离职前12个月的平均工资，包括奖金、津贴等。但如果员工月工资高于当地社平工资三倍的，按三倍封顶计算，且补偿年限最高不超过12年。这个公式不复杂，但经常算错，尤其是在奖金发放不规律的情况下。 - 赔偿金（2N）：这是惩罚性的。什么情况下有？很简单，公司违法解除或终止劳动合同。比如，没有任何理由，或者找的解除理由不成立，就直接把人开了。这种情况下，员工可以要求继续履行合同，或者要求公司支付赔偿金，赔偿金是经济补偿金标准的两倍。
合规建议：
- 建立离职补偿金计算标准流程，最好有固定的Excel表格，输入工作年限和月平均工资自动计算，避免人工计算错误引发争议。
- 不要轻易尝试违法解除。赔偿金2N的代价很高，而且还会面临恢复劳动关系的裁决，对公司形象和管理秩序都是打击。能协商解决的，尽量协商。
工作交接与离职证明
一个完美的离职，要有始有终。工作交接不只是把电脑归还、门禁卡上交那么简单。
交接的核心是业务资料和知识的传承。需要交接什么，交接给谁，交接到什么程度，最好有明确的清单，双方签字确认。如果因为交接不清，给公司造成了损失，公司有权追究员工的责任，但公司需要举证损失的存在和具体金额，这个在实践中很难。所以，把交接流程做规范，是最好的防范。
关于离职证明，这是员工的法定权利。《劳动合同法》第五十条规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。注意，出具离职证明是法定义务，不得附带任何条件。不能因为员工没交接完就不开，也不能在证明上写对公司不利的评价（除非是正常的离职原因描述）。如果公司不出具，导致员工无法入职新单位，员工可以要求公司赔偿损失。
竞业限制与保密义务
对于公司的核心技术人员、高级管理人员，以及掌握商业秘密的员工，离职时的风险主要在商业秘密的泄露和跳槽到竞争对手公司。
这时候，竞业限制协议就派上用场了。签订这个协议有几个前提：
- 对象必须是上述特定人员，不能全员签署；
- 必须在劳动合同或者保密协议中约定，并且要明确竞业限制的范围、地域、期限；
- 最关键的一点：必须在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。如果公司不给钱，这个协议对员工就没有约束力。补偿金的标准一般为离职前12个月平均工资的30%左右，但不能低于当地最低工资标准。
竞业限制的期限最长不得超过2年。公司如果不想让员工去竞争对手那，就得拿出诚意来付钱。如果觉得员工不值得，那就不要签，签了不付钱等于没签，还显得公司小家子气。
合规建议：
- 梳理公司内部岗位，确定哪些岗位属于竞业限制的适用范围，拟定规范的竞业限制协议模板。
- 在员工离职时，明确告知其是否启动竞业限制协议。如果不启动，最好也给一个书面通知。如果启动，则严格按照协议按月打款，并保留打款记录。
- 商业秘密的保护，除了竞业限制，更日常的是加强内部的信息安全管理和员工保密教育，签订《保密协议》，明确泄密的后果。
好了，聊了这么多，从招聘的门槛，到用人的日常，再到离职的收尾，这三大环节的风险点逐一拆解了一遍。你会发现，HR合规其实并不是要捆住企业的手脚，而是给企业装上“刹车”和“安全气囊”。在法治日益健全的今天，合规不是成本，而是一种投资，是企业能够长久、稳健发展的基石。它能让老板睡得安稳，让HR工作顺心，也能让员工干得踏实。这事儿，值得花心思去好好琢磨。
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