HR合规审计到底在审什么？一份写给“自己人”的自查清单

说真的，每次提到“合规审计”这四个字，很多HR的第一反应可能就是头皮发麻，感觉像是要上考场，还是那种没划重点的考试。脑子里立马浮现出一堆条条框框、复杂的法律条文，还有就是担心哪里没做到位被查出来问题。其实咱们换个角度想，HR合规审计这事儿，本质上不是为了找谁的麻烦，更像是给咱们整个公司的人力资源管理做一次全面的“体检”。它能帮我们发现那些平时容易忽略的“小毛病”，避免以后发展成“大问题”。所以，别慌，今天咱们就抛开那些晦涩的术语，像聊天一样，把HR合规审计里那些具体的检查条目，一条一条捋清楚。

第一部分：从“入口”把关——招聘与录用环节

招聘，是员工进入公司的第一道门。这道门如果守不严，后面的问题就会像多米诺骨牌一样，一个接一个。审计的时候，这个环节绝对是重点中的重点。

招聘广告与录用条件：有没有“埋雷”？

咱们先看招聘信息。很多人觉得不就是发个招聘启事嘛，能有什么问题？问题大了。审计人员会像侦探一样，逐字逐句地看你发布的JD（职位描述）。

• 就业歧视：这是个高压线。你有没有在招聘要求里写“限男性”、“女性身高需165cm以上”、“只招35岁以下”、“本地户籍优先”？这些看似“提高效率”的筛选条件，其实都涉嫌就业歧视。法律明确规定，除了国家规定的不适合妇女的工种或者岗位外，不得以性别为由拒绝录用妇女或者提高对妇女的录用标准。年龄、地域、民族、宗教信仰等，都不能作为限制条件。审计的时候，他们会翻遍你的招聘网站、公众号历史消息，甚至包括贴在公司门口的招聘海报。
• 录用条件的明确性：面试的时候说得好好的，结果员工入职后发现跟想象的不一样，然后就闹纠纷。为了避免这种情况，录用条件必须在入职前就白纸黑字地明确下来。比如，岗位职责、需要达到的业绩指标、必须持有的资格证书等等。这些都应该在Offer Letter（录用通知书）或者劳动合同的附件里写清楚。审计时，他们会检查你的Offer模板和劳动合同，看这些关键要素是不是齐全、清晰。

背景调查与入职体检：程序正义很重要

招到了合适的人，背景调查和入职体检是常规操作。但这里面的“坑”也不少。

• 背景调查的授权：你不能想查谁就查谁。在做背调之前，必须获得候选人的书面授权。审计人员会检查你有没有这份授权书。同时，调查的范围也得有边界，一般限于学历、工作经历、是否有犯罪记录等基本信息，不能去打探别人的隐私，比如家庭情况、婚恋状况等。
• 入职体检的合规性：体检是为了确认员工的身体状况是否能胜任工作，但不能变成歧视的工具。比如，不能因为候选人是乙肝病毒携带者就拒绝录用（国家已经明令禁止检测乙肝项目，特殊行业除外）。体检报告的保管也要注意保密，属于员工的个人隐私信息。

劳动合同的签订：最基础，也最容易出错

这是所有合规问题的“重灾区”，也是审计的必查项。

• 签订时间：必须在员工入职之日起一个月内签订书面劳动合同。超过一个月未签，员工就可以主张双倍工资赔偿；超过一年未签，就视为已订立无固定期限劳动合同。这两种情况都是公司不想看到的。
• 合同内容：合同里写的那些条款，是不是都合法有效？比如，试用期的约定是否超出了法定上限（合同期限3个月以上不满1年，试用期不得超过15天；1年以上不满3年，不得超过60天；3年以上及无固定期限，不得超过6个月）。试用期工资是不是不低于转正工资的80%，并且不低于当地最低工资标准。工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险等核心条款，一个都不能少，而且不能写一些违反法律强制性规定的“霸王条款”，比如“自愿放弃社保”、“工伤责任自负”之类的，写了也无效。
• 合同保管：劳动合同是不是都归档了？员工手里有没有一份？这些都是检查的细节。很多时候公司自己那份合同找不到了，员工一仲裁，公司拿不出证据，就很被动。

第二部分：管好“中间”过程——在职管理与规章制度

员工入职后，进入了漫长的在职管理期。这个阶段的合规工作，更多体现在日常的细节和公司的制度建设上。

规章制度：公司的“法律”也要站得住脚

每个公司都有自己的规章制度，但这些制度本身是否“合法”，是审计的重中之重。

• 民主程序：这不是一个形式主义的过场。公司的规章制度，特别是涉及员工切身利益的（比如薪酬、考勤、奖惩、辞退标准等），必须经过民主程序制定。什么叫民主程序？就是要把草案拿出来，让职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，然后工会或者职工代表与公司协商确定。最关键的是，这个过程要留痕。审计人员会看你的会议签到表、会议纪要、公示记录等。很多公司都是老板自己定了个制度，打印出来贴墙上就完事了，这是无效的。
• 公示告知：制度制定好了，还得让每个员工都知道。怎么证明员工知道了？最稳妥的方式是让员工在制度文件上签字确认，或者作为劳动合同的附件。如果只是在公司内网发一下，或者贴在公告栏，到时候员工说“我没看到”，公司很难举证。

工时与休假：不能触碰的红线

关于工作时间和休息休假，法律规定得非常明确，这也是劳动纠纷的高发区。

• 考勤记录的真实性：审计人员会随机抽取几个月的考勤数据，看看有没有异常。比如，是否存在强迫加班但没有记录的情况？考勤记录是否由员工本人确认？现在很多公司用电子打卡，系统后台数据能不能被篡改？这些都是需要关注的。
• 加班费的支付：安排员工加班，就得依法支付加班费。平时延时加班是1.5倍，周末加班是2倍，法定节假日是3倍。审计会重点检查工资条，看加班费是不是足额、按时发放了。有些公司用调休来代替加班费，但要注意，法定节假日的加班是不能用调休来抵的，必须支付3倍工资。
• 带薪年休假：这是员工的法定权利。公司需要统筹安排员工休年假。如果因为工作原因不能安排，需要征得员工本人同意，并支付300%的工资报酬（包含正常工作期间的工资收入）。审计时会检查公司有没有完整的年休假台账，记录员工的入职时间、应休天数、已休天数和未休原因。

薪酬福利与社会保险：最实在的利益

钱和福利，永远是最敏感的话题。

• 工资支付的合规性：工资是不是按时足额发了？有没有克扣或者无故拖欠？工资条是不是清晰列明了各项构成（基本工资、绩效、津贴、加班费等）和扣款项（社保、公积金、个税等）？最低工资标准是底线，任何情况下都不能低于这个标准。
• 社会保险和公积金：这是强制性的，没得商量。审计会核查公司是否为所有建立了劳动关系的员工（包括试用期员工）按时、足额缴纳了“五险一金”。缴费基数是否合规（不能总是按最低基数交，而应该按员工的实际工资来核定）？有没有漏缴、断缴的情况？这是劳动监察和社保稽核的重点，一旦查实，补缴、滞纳金、罚款一套下来，成本很高。

第三部分：处理“出口”问题——离职与劳动关系终止

好聚好散，说起来容易做起来难。离职环节处理不当，很容易引发“分手”纠纷，也就是我们常说的劳动仲裁。

解除劳动合同：理由和程序，一个都不能少

公司想辞退员工，不是一句“你明天不用来了”那么简单。

• 解除的理由必须合法：是员工严重违纪？还是不胜任工作？或是公司经营困难？不同的理由，对应着完全不同的法律程序和补偿标准。审计会重点审查解除劳动合同通知书上写的理由，以及公司能否提供充分的证据来支持这个理由。比如，说员工“严重违纪”，就得拿出员工签字确认过的规章制度，证明该行为属于严重违纪，并且有该员工违纪行为的证据（如监控录像、证人证言等）。
• 解除的程序必须规范：如果是经济性裁员，需要提前30天向工会或者全体职工说明情况，听取意见，并向劳动行政部门报告。如果是因员工不胜任工作而解除，需要先进行培训或者调整岗位，仍然不胜任的，才能解除。这些程序环环相扣，缺一不可。审计时会检查整个过程的书面记录。

经济补偿金：该给的钱得给

除了员工严重违纪被辞退等少数情况外，大部分劳动合同的解除或终止，公司都需要支付经济补偿金。

• 计算标准：经济补偿金怎么算？按劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资的经济补偿。这里的月工资是指劳动者解除或者终止合同前12个月的平均工资。审计会复核补偿金的计算基数和年限是否准确。
• 支付时间：经济补偿金应该在办结工作交接时一次性支付。不能拖延。

离职手续的办理：善始善终

• 离职证明：公司应当在解除或终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。这个证明对员工找下一份工作非常重要，公司不能扣着不给。
• 工作交接：需要交接什么、交接给谁、什么时候交接完，都应该有明确的流程和记录，避免离职后出现工作断层或者公司财产损失。

第四部分：特殊人群与敏感地带

除了常规管理，公司里还有一些特殊群体和特殊场景，需要格外留心。

“三期”女员工：法律的特殊保护

孕期、产期、哺乳期的女员工，是法律重点保护的对象。对她们的解雇、调岗、降薪等操作都受到严格限制。审计时会特别关注涉及“三期”女员工的任何人事变动，确保公司的行为完全合法合规。

劳务派遣与非全日制用工：别把“派遣”用成“外包”

如果公司使用了劳务派遣工，要确保派遣公司有合法资质，派遣岗位是“临时性、辅助性或者替代性”的，并且遵守“同工同酬”的原则。如果是非全日制用工（小时工），要注意每天工作时间不超过4小时，每周不超过24小时，并且可以随时终止用工，但终止时无需支付经济补偿。

保密与竞业限制：保护公司的核心资产

对于接触到公司核心机密的员工，签订保密协议是必要的。如果还想限制他们在离职后的一段时间内去竞争对手公司工作，就需要签订竞业限制协议。但请注意，签订竞业限制协议的员工范围不能太广，仅限于高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。而且，公司必须在员工离职后按月支付竞业限制补偿金，这个协议才有效。审计会检查这些协议的签订范围、补偿金支付记录等。

一张自查表，帮你理清思路

为了让大家看得更清楚，我简单梳理了一个表格，你可以对照着看看自己公司在哪些方面做得还不够到位。

审计模块	核心检查点	常见风险/问题
招聘与录用	招聘广告内容 录用条件明确性 背景调查授权 劳动合同签订（时间、内容、保管） 试用期约定	存在就业歧视条款 未签或迟签劳动合同 试用期超长、工资过低 合同条款违法
规章制度	制定的民主程序 内容的合法性 向员工的公示告知	制度未经民主程序，无效 条款与法律冲突（如“自愿放弃社保”） 无法证明员工知晓制度
工时与休假	考勤记录的真实性与完整性 加班费计算与支付 带薪年休假的安排与补偿	加班无记录或不付加班费 用调休抵扣法定节假日加班 未安排年假也未补偿
薪酬与社保	工资按时足额发放 社保公积金全员、足额缴纳 个税代扣代缴	无故拖欠、克扣工资 按最低基数缴纳社保 试用期不缴社保
离职管理	解除/终止的理由与证据 经济补偿金的计算与支付 离职证明的开具	违法解除，支付2N赔偿金 补偿金计算错误 不出具离职证明或拖延办理手续
特殊群体与协议	“三期”女员工保护 保密与竞业限制协议（范围、补偿金） 劳务派遣合规性	违法辞退“三期”女员工 签了竞业限制却不付补偿金 滥用劳务派遣

其实你看，HR合规审计检查的这些条目，拆开来看，都不是什么特别高深莫测的东西。它们都源于我们日常工作中最常见、最基础的环节。很多时候，我们觉得“差不多就行了”、“大家都这么做”，但恰恰是这些“差不多”，累积成了巨大的风险。

做合规，不是为了应付检查，而是为了让公司走得更稳、更远。它保护的不仅仅是公司，同样也保护着每一位员工的合法权益，最终形成的是一个健康、可持续的雇佣关系。所以，与其害怕审计，不如把审计当成一个契机，静下心来，把这些基础工作重新梳理一遍，把那些“差不多”的地方，都变成“扎扎实实”。这可能比处理一次劳动纠纷要轻松得多。

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