Word 怎么对比两份文档的修改

两个人先后改同一份稿子，最后要合成一版，靠眼睛逐行找差异最容易漏。Word 自带比较功能，能把两份文档的差异标成修订，逐条接受或者拒绝。它和开着修订记录改稿不是一回事，用错地方会白忙一场。

入口在哪

入口在「审阅」选项卡里。找到「比较」，点开下拉有比较文档和合并文档两个选项。前者把原稿和改稿放一起看差异，后者还能把多位作者的修订合并进同一份。

更细的设置藏在比较对话框的左下角，展开「更多」之后可以指定比较哪些内容，比如是否比较格式、批注、页眉页脚和脚注。

如果只是想记录自己接下来的修改，用的是旁边的「修订」按钮，和比较是两件事。修订是往后记，比较是把已经改完的两份文件对出来。

具体步骤

1. 先把两份文件各复制一份留底。比较本身会生成新文档，但方向弄错时留底最省事。
2. 打开 Word，新建一个空白文档，或者直接打开其中一份，进入审阅选项卡。
3. 点比较下的比较文档，弹出对话框。
4. 在「原文档」里选改动前的那份，在「修订的文档」里选改动后的那份。选反了，接受和拒绝的方向也会反过来。
5. 点更多，勾选需要比较的内容。格式差异多到看不清时，先把格式相关的勾去掉。
6. 确定后生成一份新文档，正文是合并结果，左侧或者右侧列出修订标记。
7. 在审阅选项卡里逐条接受或者拒绝，也可以一次性全部接受。
8. 处理完另存为新文件，不要直接覆盖任何一份原稿。

几个坑

• 把比较当成实时对照。比较读的是已经保存到磁盘的文件内容，对方刚改还没保存，比出来的就是旧版本。
• 选反原文档和修订文档。新写的被当成删除、旧内容被当成插入，全部接受等于把稿子改回去。
• 不关格式比较。两份文档的字体、缩进稍有不同就会冒出一大堆格式修订，把真正的文字改动埋掉。
• 在结果里顺手改正文。结果文件本身就是一份新文档，边接受边手改，后面的修订很容易漏掉。
• 拿旧格式和新格式混着比。旧格式在转换中可能带来额外差异，先另存成同一种格式再比更干净。
• 以为能一次比完整个文件夹。Word 一次只处理两份文档，多个版本要逐个来，批量对比得靠别的工具。

怎么验证

先看还有多少处未处理。审阅窗格里能数出剩下的修订条数，全部处理完应该归零。

再抽查几处关键改动，回到原文档对应位置核对，确认接受的方向没有反。

处理完把结果另存，再拿它和修订后的文档比较一次。正常情况下差异应该为零，或者只剩你有意保留的部分，这一步能兜住漏接受的修订。

最后通读一遍成稿。机器比的是字符差异，句子通不通、语气对不对，还得人来判断。

常见问题

比较和开启修订有什么区别

修订是在编辑过程中记录每一处改动，前提是改的时候开着它；比较是事后拿两份文件对照，不要求改的人开过修订。对方没开修订、直接改完发回来，就用比较。

能一次比较多份文档吗

Word 的比较一次只处理两份。三个以上版本来回改，建议先两两比较把差异并成一份，再逐层合并；版本很多时，用带版本管理的协作工具更省事。

比较结果里格式差异太多怎么办

在比较对话框的更多选项里取消格式相关的勾选，只比文字内容；或者在比较之前把两份文档统一套用同一套样式，差异会少很多。

一句话总结：审阅里的比较能把两份稿子的差异标成修订，认准原文档和修订文档、关掉没必要的格式比较，处理完再比一次确认归零。