Word 怎么用邮件合并批量生成文档
同一份通知要发给几百个人，只改姓名和部门，手动复制最容易出错。这篇讲邮件合并的入口、数据表怎么准备，以及合并出来一片空白或空行时怎么排查。
一份格式完全相同的文档，只有姓名、部门、金额这几处不同，复制粘贴几百遍既慢又容易错。Word 的邮件合并就是干这个的：主文档写一次，数据表填一遍，剩下的交给它批量生成。这篇讲入口、数据表准备和最常见的几种失败现象。
入口在哪
入口在 Word 顶部的「邮件」选项卡。平时用得少，容易被忽略，找不到就在功能区空白处右键把它勾出来。
整条流程的顺序是固定的：先定文档类型，再连数据源，然后插入合并域，最后完成并合并。对应的按钮在「邮件」选项卡里从左到右排开，跟着点一遍就对了。
数据源一般用 Excel 表，也可以直接用文本文件。第一行必须是字段名，下面一行对应一份文档，不要合并单元格，也不要加多余的表头。
具体步骤
- 先把主文档写完。固定不动的文字全部打好，只把要替换的地方留空，比如「尊敬的」后面空着。
- 准备数据表。第一行写字段名，比如姓名、部门、金额；从第二行起每行一个人。长数字类的编号，整列先设成文本再录入。
- 在 Word 里点「邮件 > 开始邮件合并」，选文档类型。发通知选信函，做标签选标签，群发邮件选电子邮件。
- 点「选择收件人」，选「使用现有列表」，找到数据表文件，选中对应的工作表。文件里有多个表时要指定是哪一张。
- 把光标点到要替换的位置，点「插入合并域」，从列表里选字段。插入后显示成带书名号的占位符，这是正常的。
- 点「预览结果」，用左右箭头逐条切换，检查每份文档的字段有没有错位、有没有多余空格。
- 确认无误后点「完成并合并」，选「编辑单个文档」。生成的是一个含全部记录的长文档，默认每条记录一页。
- 最后另存，或者直接打印输出成 PDF。
几个坑
- 合并出来是一堆空白占位符。多半是字段名和数据表头不一致，多一个空格、少一个字都不行，改完要重新连一次数据源。
- 数据表里的长数字变成科学计数法。订单号、证件号这类数字，必须先把整列设成文本再录入，已经变形的只能重新输入。
- 结果多出几张空白页。数据表末尾有空格式行，或者中间夹了整行空白，Word 会照样生成一页。把空行删掉再合并。
- 只合并了一部分人。去「编辑收件人列表」看勾选状态，取消过勾选的记录不会被合并，而且下次打开还记得上次的筛选。
- 手打的占位符不生效。合并域只能从「插入合并域」里选，手动敲进去的是普通文字，合并时原样留着不会被替换。
怎么验证
- 对比数量。合并结果的页数应该等于数据表的记录数，多一页少一页都要回去查数据表。
- 抽查头、中、尾三条记录，看姓名、部门、金额是否一一对应。第一条和最后一条最容易错位。
- 在「预览结果」里逐条翻一遍。设过筛选条件时，预览显示的条数就是最终条数。
- 用查找功能搜书名号，结果里不该再有占位符，出现了说明有域没被替换。
- 要群发邮件的话，先给自己发一封，确认称呼和正文都对，再批量发。
常见问题
数据改了要重新连吗
不用重连。重新打开主文档时 Word 会问是否使用原来的数据源，选是即可。如果换了文件路径或工作表，就要重新点一次「选择收件人」。
能不能每人生成一个单独文件
可以分批做：在「完成并合并」里按记录范围一段一段生成，每段另存。量很大时更适合先生成整份文档，再按页拆分或者打印成单独的 PDF。
能不能合并图片
普通合并域只能放文字，图片要另外用插入图片的域代码配合条件判断，写法比较复杂、也容易出错。要量产的话，建议先拿两条记录把流程跑通再铺开。
一句话总结：邮件合并的难点不在 Word 而在数据表，表头干净、一行一条记录、格式提前定好，后面的步骤点几下就完成了。