与团建策划公司协商活动人员分工时，需明确双方职责边界、协作机制及执行细节。以下结合多个专业来源，总结关键步骤与注意事项：
一、前期需求沟通与角色划分
1. 明确活动目标与需求
作为甲方，需提前梳理团建目标（如提升凝聚力、解决沟通问题等）、预算、时间安排及特殊需求（如领导偏好、员工年龄结构等），并书面提供给策划公司。
通过问卷或小组讨论收集员工需求，确保策划方案符合团队特点。
2. 界定双方核心职责
甲方责任：需求提报、人员信息提供、内部协调、预算审批、关键环节确认（如场地、流程）。
乙方责任：方案设计、流程执行、物资筹备、专业人员（如教练、摄影师）配备、安全保障及应急预案制定。
特殊角色分工需协商，例如：
主持人/教练：可由乙方提供专业人员，或由甲方指派熟悉团队的员工担任。
安全保障：乙方需配备专职安全员，甲方协助提供员工健康信息。
二、制定详细分工计划表
1. 分阶段划分任务
策划阶段：乙方主导方案设计，甲方负责审核并提出修改意见；甲方需指定对接人参与策划讨论，避免信息断层。
执行阶段：
场地布置：乙方负责物资运输与搭建，甲方派员现场监督细节（如横幅位置、设备调试）。
活动流程：乙方主导流程执行，甲方协调员工分组、时间节点把控。
后期总结：乙方整理影像资料与活动报告，甲方负责内部成果展示与反馈收集。
2. 工具支持
使用项目管理工具（如PingCode、Worktile）创建任务清单，明确责任人及截止时间。
三、建立沟通与协作机制
1. 定期会议与进度同步
设立周例会制度，双方汇报进展并解决问题；紧急事项通过即时沟通工具（如微信群）同步。
活动前3天召开动员会，乙方讲解流程，甲方强调注意事项。
2. 动态调整与应急预案
针对天气变化、人员伤病等突发情况，协商备用方案（如室内外场地切换、医疗支援流程）。
明确变更责任：若因甲方原因调整活动，需按合同约定补偿乙方已产生的成本。
四、合同条款约束与风险规避
1. 合同内容细化
在合同中明确分工条款，例如：
乙方需提供专业人员资质证明（如教练资格证、保险凭证）。
甲方需按时提供人员名单、健康信息等，否则承担活动延期责任。
约定保密条款，禁止乙方泄露甲方内部信息。
2. 违约责任与争议解决
规定违约金比例（如乙方未按计划执行赔偿总费用的50%）。
争议优先协商，协商不成可诉诸法律。
五、执行中的协作技巧
1. 甲方避免“甩手掌柜”心态
关键环节（如游戏规则制定、餐饮安排）需甲方参与确认，避免乙方单方面决策导致执行偏差。
2. 乙方发挥专业优势
鼓励乙方提出创新方案（如结合人工智能主题设计互动环节），甲方评估可行性后采纳。
3. 及时反馈与优化
活动后双方共同复盘，甲方收集员工满意度，乙方总结执行问题，形成改进报告。
示例分工表（参考）
| 阶段 | 甲方职责 | 乙方职责 |
|-|||
| 策划阶段 | 提供需求、审核方案、预算审批 | 设计活动方案、风险评估、报价 |
| 筹备阶段 | 确认场地、协调员工时间 | 物资采购、场地布置、人员培训 |
| 执行阶段 | 现场签到、员工分组管理 | 流程控制、安全保障、摄影记录 |
| 收尾阶段 | 内部宣传、反馈收集 | 资料整理、费用结算 |
通过以上步骤，双方可高效协作，既发挥乙方专业能力，又确保甲方对关键环节的控制权。建议参考专业合同模板（如网页59、33）细化条款，降低合作风险。
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