与团建策划公司协商活动场地设施时，需明确需求、沟通细节并确保合同条款的全面性。以下是具体建议和注意事项，结合行业实践和合同规范：
一、明确需求与场地要求
1. 活动目标与形式
与策划公司沟通时，首先明确团建目标（如增强凝聚力、庆祝项目完成等）和活动形式（如户外拓展、室内竞技、创意工作坊等），这将直接影响场地的选择。例如：
运动类活动：需场地配备运动器材和安全设施；
创意类活动：需开放空间和多媒体设备；
户外拓展：需自然环境及专业教练支持。
2. 场地基础要求
容纳能力：根据人数确认场地容量，避免拥挤或资源浪费。
设施配套：要求策划公司提供场地设施清单（如音响、投影、桌椅、卫生间、急救设备等），并确认是否符合活动需求。
安全性：考察场地安全资质（如消防验收、设备维护记录等），要求策划公司提供应急预案。
二、协商关键条款
1. 设施维护责任
明确设施损坏的修复责任。例如，因活动导致的设备损坏由策划公司或承租方承担，自然损耗由场地方负责。
合同中需注明“设施完好性条款”，要求场地方在活动前检查设备并签署验收单。
2. 费用结构
基础租赁费：确认是否包含清洁费、水电费、安保费等附加费用。
额外服务费：如设备租赁（音响、灯光）、人员服务（教练、后勤）等，需明确单价和总预算。
押金退还：约定押金退还条件（如设施无损坏、卫生达标等）及时间。
3. 灵活性与备用方案
协商场地变更条款：若原场地因天气或其他原因无法使用，策划公司需提供替代方案并承担差价。
要求策划公司准备备用设施（如临时帐篷、备用电源）以应对突发需求。
三、谈判技巧与注意事项
1. 需求传达清晰化
使用表格或清单列出核心需求（如场地面积、设备清单、服务人员数量等），避免口头表述模糊。
示例需求表：
| 项目 | 要求 | 优先级 |
||-|--|
| 场地面积 | ≥200㎡ | 高 |
| 设备 | 投影仪、音响、WiFi | 中 |
| 安全措施 | 急救箱、消防通道畅通 | 高 |
2. 费用谈判策略
市场调研：提前了解同类场地价格区间，作为议价依据。
长期合作优惠：强调未来合作潜力，争取折扣或免费增值服务（如延长使用时间）。
分阶段支付：协商按筹备、执行、验收阶段分期付款，降低风险。
3. 合同细节审查
用途限制：明确禁止事项（如明火、危险品存放），避免违约风险。
保险条款：确认场地方或策划公司是否购买公众责任险，覆盖活动期间的人身财产损失。
争议解决：约定仲裁或诉讼管辖地，优先选择己方所在地法院。
四、执行与验收
1. 实地考察与验收
活动前要求策划公司陪同考察场地，测试关键设施（如网络、电力）并记录问题。
签署设施验收单，标注现有瑕疵（如墙面划痕、设备老化），明确责任归属。
2. 突发问题处理
若活动期间设施故障，按合同条款要求场地方或策划公司即时修复或赔偿损失。
保留沟通记录（如邮件、聊天截图），作为后续追责依据。
五、推荐场地类型（根据活动规模）
小型团队（≤20人）：郊区别墅（性价比高，设施齐全）；
中型团队（20-50人）：户外度假村（专业设施+自然体验）；
大型团队（≥50人）：会展中心或体育场馆（容量大、设备完善）。
通过以上步骤，既能确保场地设施符合活动需求，又能通过合同条款规避风险。建议优先选择有正规资质、用户评价高的策划公司，并要求其提供过往案例作为参考。
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