与团建策划公司协商活动物资准备时，需结合双方职责划分、活动需求及合同条款，确保物资齐全且符合预算和安全要求。以下是关键协商要点及建议：
一、明确物资需求与责任划分
1. 活动需求清单
根据活动类型（如户外拓展、室内游戏、旅行团建等）明确所需物资类别，例如：
基础物资：餐饮、饮用水、急救包、防晒防蚊用品。
活动道具：团建游戏道具（如绳索、KT板、拔河绳）、音响设备、运动器材。
安全保障：安全帽、防滑鞋套、应急药品。
宣传与奖品：横幅、定制奖品（如马克杯、蓝牙耳机）。
与策划公司协商时，需明确哪些物资由其提供，哪些需企业自备或额外采购。
2. 合同条款细化
在合同中列明物资清单，包括数量、规格及交付时间。
明确物资损坏或丢失的责任归属，如活动道具因策划方管理不当导致的损失由其承担。
确认物资运输、储存及回收责任，避免活动后遗留问题。
二、沟通协商的关键环节
1. 前期沟通与方案确认
通过问卷或会议收集员工偏好（如零食、游戏类型），确保策划公司根据需求调整物资清单。
要求策划公司提供备选方案，例如雨天替换物资（如室内道具）或应急备用设备。
2. 预算与费用协商
拆分物资采购费用，区分策划公司服务费与企业自费部分，避免隐性消费。
协商批量采购折扣，如定制奖品或团建道具可通过策划公司合作供应商获得优惠。
3. 安全与应急预案
要求策划公司提供安全资质证明（如急救培训证书）及保险覆盖范围（如意外险、财产险）。
确认应急预案中的物资准备，如备用发电机、备用医疗包。
三、建立高效协作机制
1. 定期进度同步
通过邮件或会议确认物资采购进度，保留书面记录以便追溯。
安排现场勘察，核对物资摆放位置及使用流程（如烧烤架安全操作）。
2. 验收与反馈
活动前进行物资验收，检查质量与数量是否符合合同约定。
活动后收集员工反馈，优化未来物资清单（如增加互动性道具或减少冗余物品）。
四、合同中的注意事项
明确违约责任：如策划公司未按清单提供物资，需约定违约金或补偿措施。
知识产权保护：若涉及定制道具设计，合同中需注明版权归属。
付款条款：分阶段支付费用，例如预付款（30%）、物资到位后支付中期款（50%）、尾款（20%）。
示例协商流程
1. 需求提出：企业提供活动主题、人数、预算及特殊需求（如素食餐饮）。
2. 方案反馈：策划公司提供物资清单及报价，协商调整细节。
3. 合同签订：细化物资条款，明确责任与验收标准。
4. 执行跟踪：定期沟通采购进度，进行物资预验收。
5. 活动复盘：总结物资使用情况，优化后续合作。
通过以上策略，既能确保物资准备充分贴合活动需求，又能规避潜在风险，提升团建活动的执行效率与员工体验。
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